São inúmeras as vantagens da Digitalização de Documentos (imagem digital) em relação aos documentos em papel e aos sistemas de microfilmagem. Vejamos algumas:

- Documento em papel limita o acesso e manuseio a apenas um usuário por vez, sendo que um documento digitalizado (imagem digital) fica disponível, em ambientes de rede, simultaneamente a diferentes usuários.

- Documento em papel requer o arquivamento em locais distintos, de acordo com o grau de confidencialidade, sendo um documento digitalizado (imagem digital) permite a restrição a usuários selecionados ou limita suas formas de operação, através de códigos de acesso.

- Documento em papel, por sua fragilidade, desgasta-se com o manuseio, pode ser alterado, extraviado ou destruído equivocadamente, sendo que um documento digitalizado (imagem digital) o original fica preservado, sendo guardado em local seguro ou até eliminado, de acordo com o seu grau de importância.

- Documento em papel somente pode ser organizado por um tipo de ordenação, sendo que um documento digitalizado (imagem digital) possibilita vários tipos de ordenação, facilitando o acesso e pode pertencer simultaneamente a diferentes grupos de documentos.

- Documento microfilmado a leitura é seqüencial, sujeita a avanço físico, sendo que um documento digitalizado (inagem digital) é localizada por “acesso direto”, propiciando maior rapidez a informação.

- Documento microfilmado desgasta com o uso, sendo passível de dobras e rompimentos, perdendo a qualidade, sendo que um documento digitalizado (imagem digital) o CD-ROM (ou DVD) e seus dados não sofrem ação do tempo ou do uso, sendo sua vidal útil estimada em 100 (cem) anos.