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Digitalização
de Documentos |
A Digitalização
de Documentos, visa fundamentalmente, eliminar os arquivos
de documentos que, por sua própria característica,
são volumosos, pesquisáveis por uma única seqüência,
deterioráveis e inseguros.
Propicia ainda a agilização
da informação tão fundamental para as empresas
nos dias de hoje. A Prado Chaves possui modernos scanners para a
digitalização seletiva de documentos e softwares “desenhados”
para o acesso as imagens através de chaves pré-definidas.
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O que é Digitalização
de Documentos ? |
A Digitalização
de Documentos, hoje no mercado, vêm crescendo no
Brasil a cada dia, apesar de ser uma tecnologia relativamente nova
de grande evolução dos últimos tempos, para
o armazenamento de imagens de documentos originalmente em papel.
Essa Digitalização de Documentos propicia a gravação
digital, tais como: disquetes, hard disks ( Winchester), CD-ROMs,
DVDs e Discos Óticos.
Há também a possibilidade
de, por processo similar, converter imagens microfilmadas, através
de equipamento específico que “lê” ponto
a ponto seu conteúdo.
Os documentos digitalizados são
transformados em matrizes de pontos, através de “leitura”
por um scanner, e essas matrizes, em forma binária, são
guardados em meio magnético e/ou ótico de armazenamento
de dados.
As imagens capturadas da digitalização
de documentos, podem ser visualizadas em microcomputadores
convencionais, interligados ou não em redes locais e/ou corporativas
e em Intranets/ Internet, podendo ser ampliadas para melhor leitura
de detalhes, reduzidas para oferecer uma visão total da imagem,
rotacionadas, impressas por impressoras gráficas (tecnologia
laser ou jato de tinta) ou mesmo transmitidas para locais remotos
via comunicação de dados.
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Qual a utilização
prática da Digitalização de Documentos
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Nosso sistema de Digitalização
de Documentos propicia o acesso a informação
de forma simples e rápida, objetiva e com fidelidade aos
originais. Caracteriza-se por agilizar rotinas de consultas, cópias
e/ou envio de documentos, armazenamento e uma série de facilidades
no dia-a-dia , que viabilizam a obtenção de excelentes
resultados.
Permite a simultaneidade no acesso
ás informações, caso estejam instaladas em
ambientes de redes, restringi-las a usuários selecionados,
bem como limitar suas formas de operação, através
de códigos de acesso (senha).
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Como é realizado
a Digitalização de Documentos ? |
A digitalização de
documentos pode ser feita de duas maneiras que levam à resultados
diversos:
Digitalização
de documentos simples : os documentos são digitalizados
sem a preocupação com a sua recuperação
física. Após a digitalização as imagens
são fornecidas aos clientes, gravadas em CD ou DVD, e descarregadas
em equipamentos da própria empresa onde não existem
softwares especializados em visualização de documentos.
Tal processo assemelha-se ao que é feito pela maioria de
nós ao voltar das férias : descarregamos uma grande
quantidade de fotos no nosso PC e nunca mais achamos “aquela
foto” a não ser que olhemos cada uma individualmente.
Este tipo de digitalização de documentos é
a mais freqüente, se analisarmos apenas do ponto de visto de
preço. Muitas empresas, por desconhecimento, optam por este
processo por seu baixo custo sem perceberem que sofrerão
problemas futuros no atendimento à eventuais fiscalizações,
entre outros.
Digitalização de documentos com indexação
: neste caso procura-se definir, em comum acordo com o cliente,
chaves de busca das imagens que facilitem o seu resgate. Com um
software de busca e visualização adequado, este resgate
é feito em segundos. É o que fazemos na Prado Chaves.
Nossa experiência e a satisfação dos nossos
clientes nos permitem garantir o retorno de seu investimento.
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